Groepsrapport

In dit artikel ga ik met name in op groepsrapport in een trainingssituatie. Het laat zich echter ook makkelijk en zinvol relateren aan vergaderingen, teambijeenkomsten, projectgroepen etc.

Lees meer hierover in mijn: Handboek voor trainers, stappen ter verrijking.

http://www.managementboek.nl

Definitie van rapport  (spreek uit als: rapor)

Men spreekt van rapport wanneer de communicatie tussen twee mensen geken­merkt wordt door harmonie, begrip, wederzijds vertrouwen en de bereidheid de ander te volgen in hoe, waarover gesproken word­t. Met andere woorden: rapport bestaat uit een intense positieve wederzijdse betrok­kenheid. Doordat je start met afstemmen vergroot je de bereidheid van de ander om je leiding te volgen.

Het rapport tussen trainer en groep.

Een van de meeste belangrijke relationele vaardigheden van een trainer is de bekwaamheid om rapport te vestigen met de groep. De kwaliteit van dat wat je met de groep wilt bereiken zal direct gerelateerd zijn aan de mate waarin je rapport hebt met de groep. Uitgaande van het gegeven dat mensen over het algemeen meer rapport ervaren met mensen, die in grote lijnen hetzelfde model van de wereld hebben, kun je als trainer dit rapport ook beïnvloeden. Afgestemd kan worden op taal, door te identificeren (en in je presentaties te incorporeren) welke sleutelwoorden, voorbeelden in de dagelijkse praktijk van de groepsleden relevant zijn.

Anderzijds is het van vitaal belang als trainer in gedachte te houden dat ieder zijn of haar eigen beeld van de werkelijkheid heeft. Het kan dan de taak zijn van jou als trainer om opmerkingen die iemand maakt te (laten) verklaren door nader in te gaan op dat (stukje) wereldbeeld en daarbij andere groepsleden uit te nodigen hiermee hun eigen wereldbeeld te verrijken (bevestigen, veranderen, toevoegen).

De mate waarin de trainer, zowel met betrekking tot de groepsleden als voor zichzelf, van de NLP-vooronderstellingen (zie artikel Effectieve (NLP-)vooronderstellingen in communicatie) uitgaat, zal zowel het rapport, als de veranderingszin van de groep beïnvloeden.

Volledigheidshalve zet ik hier de NLP-vooronderstellingen nog even op een rijtje:

  • De kaart is niet het gebied.
  • In communicatie bestaat geen mislukking, alleen feedback.
  • De betekenis van je communicatie is de reactie die je oproept.
  • Mensen hebben de hulpbronnen voor positieve verandering.
  • Als de een het kan, kan de ander het leren.
  • Het onbewuste is belangrijk.
  • Lichaam en geest zijn een cybernetische eenheid.
  • Ieder gedrag heeft een positieve intentie.

Het onderlinge groepsrapport.

Het is echter niet alleen belangrijk dat de trainer in rapport is met de groep. Het groter het rapport is tussen de groepsleden onderling, hoe groter het vertrouwen en de openheid die zo basaal zijn voor een zorgvuldig leerproces. Als trainer kun je dat groepsrapport sterk beïnvloeden. De inzichten en bekwaamheden opgedaan in het bewerkstelligen van rapport in tweege­sprekken zijn daarbij van evident belang en kunnen als inzichten ook overgedragen en gehanteerd worden naar de groep. Belangrijke afstemmingsvariabelen daarbij zijn: spreektempo, volume en toon, predicaten, gebaren, lichaamshouding etc.

Als trainer kun je als intermediair fungeren en inzicht geven aan alle groepsleden over in feite de verschillende wereldbeel­den die er bij de groepsleden  bestaan. Onder invloed van die verschillende wereldbeelden worden verschillen tussen mensen zichtbaar bijvoorbeeld met betrekking tot:

  • wat voor de een belangrijk is, wat achterliggende criteria zijn;
  • waarop voor individuen de nadruk ligt als het gaat om denken, doen, voelen;
  • hoe een bepaalde gedachte ontstaat;
  • welk metaprogramma iemand heeft (kort gezegd het benoemen van patronen in denken en handelen);
  • welke manier van leren voor een ander favoriet is
  • hoe een bepaalde bijdrage te relateren is aan het doel.

Verschillen zijn nuttig.

“Hoe rijker je wereldmodel is, hoe meer keuzes je hebt en hoe makkelijker het zal zijn te communiceren met anderen (dan wel in jezelf).” Het bereiken van (groeps)doelen hangt hier in sterke mate mee samen. Verschillen maken een groep tot een rijke voedingsbodem, zeker als je uitgaat van de NLP-vooronderstelling “wat de een kan, kan ik leren”. Als je dit koppelt aan de reeks van gedragingen, die je wel wil maar nog niet eerder ‘vertoond’ hebt, ligt de weg vrij naar het vergroten van je flexibiliteit. Dit kan gelden voor jou als trainer en ook voor de verschillende groepsdeelnemers.

In de context van een trainingsgroep wordt dan niet gefocust op de enige juiste manier om een doel te bereiken, maar meer op: Wat is voor mij een goede manier om mijn doel te bereiken, wat heb ik daarvoor nodig, wat kan ik daarbij van anderen leren, naast wat ik anderen daarin kan bieden.

De trainer kan hierbij groepsleden telkens weer uitnodigen de verschil­lende waarnemingsposities (zelf, ander en  observator, wij-positie) in te nemen. Door je te verplaatsen in de ander (tweede positie) en door af te stemmen op de ander verzamel je informatie. Vervolgens kun je met die informatie voor jezelf (eerste positie) checken waar dit gedrag, deze gedachte (van de ander) nuttig zou kunnen zijn in jouw leven.

Een van de grootste hindernissen, die ik in mijn praktijk als trainer ben tegen gekomen is het gegeven dat veel mensen de neiging hebben te zoeken naar de enige juiste manier van reageren. Het feit dat er verschillen tussen mensen bestaan in hun manier van benadering wordt dan gezien als iets wat hinderlijk is; en gestreefd zou moeten worden naar ophef­fing. Daarbij zien mensen het liefst de juistheid van hun manier van benadering bevestigd en willen hier voor uitkomen. En dat is dan wat hen in de weg staat af te stemmen op een ander en daarbij te leren van andere manieren.

Het onderscheid in metaprogramma’s (patronen in manieren van (re)ageren) helpt in te zien hoe verschillende manieren in handelen en denken juist kunnen bijdragen aan doelrealisatie. Dit inzicht levert vaak begrip op wat gunstig is voor het groepsproces en het bevordert de effectiviteit van de groep waar het om het realiseren van doelen gaat, door doelbewust gebruik te maken van die verschillende manieren van benadering. (zie ook het artikel: Metaprogramma’s in groepen).

Het bewerkstelligen van groepsrapport in een training.

Het groepsrapport kan gunstig beïnvloed worden door aandacht te besteden aan de volgende drie aspecten:

1.    Het doel wat ieder groepslid voor zichzelf wil verwezenlijken door middel van de training;

2.    De criteria die elk groepslid stelt voor zichzelf en anderen als het gaat om samen werken, samen leren in een groep.

3.    De ‘state’, interne toestand, van waaruit elk groepslid deelneemt aan de training.

ad 1. Wat wil je voor jezelf bereiken met deze training?

Door elk groepslid te vragen zijn/haar persoonlijk doel te verwoorden, laat je impliciet zien dat, niettegenstaande het algemeen gestelde doel van de training, doelen van elkaar kunnen afwijken.  Inzicht hierin is belangrijk, omdat zo voorkomen wordt dat men al te snel veron­derstelt dat de ander dezelfde doelen nastreeft als jij en dat je in zo’n training zit om precies hetzelfde te leren. Het geeft een overzicht van waaruit gestreefd kan worden naar het bereiken van zowel het ene als het andere doel. Daarbij kan voorondersteld worden, en vaak met simpele voorbeelden aangegeven worden, dat als er verschillen zijn in leerpunten, er ook verschillen zijn in vaardig­heden. Het benadrukken van verschil in deskundigheid en het nut hiervan in het optimaliseren van een leerproces.

De trainer kan de groepsleden uitnodigen daarin elkaar te trainen en te laten trainen. De inhoudelijke inzichten die je daarbij als trainer hierbij opdoet, kun je gebruiken bij het opbouwen van het rapport met de diverse groepsleden. Het inzicht wat je opdoet met betrekking tot persoonlijke doelen van deelnemers geeft je de mogelijkheid verwachtingen te kanaliseren en waar nodig te corrigeren.

Mijn favoriete manier om deze verwachtingen te inventariseren is de aandacht van de deelnemers te laten verplaatsen naar het einde van de training, zich voor te stellen dat ze met hun hand aan de deurklink staan, een tevreden lach om de mond en een tevreden gevoel in hun lijf. Vervolgens vraag ik ze om vanuit deze positie terug te kijken op de training (project, vergadering) en na te gaan wat er naar boven komt als ze in zich zelf zeggen: “Ik ben tevreden want……”. Deze (afgemaakte) zinnen dienen dan als inventarisatie in de voltallige groep.

 

ad 2. Wat vind je belangrijk bij het samen werken en samen leren in een groep.

Hoe wil jij omgaan met anderen en hoe wil jij dat er met jou in dat (leer)proces wordt omgegaan? Hierin staat niet zozeer de taak, als wel de relatie centraal, alhoewel daar bijvoorbeeld in een projectgroep wel voor gekozen kan worden. Gevraagd wordt naar persoonlijke criteria voor samenwerking. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de criteriumequivalentie (= het criterium vertaalt in gedrag oftewel het gedragsspecificeke bewijs). Dit met behulp van de vraag “Hoe zou je weten dat aan dat criterium voldaan is?” Criterium kun je dan zien als de vlag, criteriumequivalentie als de lading.

Het criterium ‘openheid’ is een mooi voorbeeld, waarvan ik in de praktijk vaak een verschillende criteriumequivalentie tegenkom. De een bedoelt met openheid b.v.:  openheid geven over wat je bezig houdt, wat je moeilijk vindt etc. De ander bedoelt met openheid b.v.: Open staan voor andere gedachten en ideeën. (Zelfde vlag, verschillende lading!!!)  Als geen aandacht wordt besteed aan de criterium-equivalentie ligt daar een bron van mogelijke misverstanden.

In het overzicht, dat je met elkaar creëert, kunnen criteria voorkomen die op gespannen voet staan met elkaar. Bijvoorbeeld het criterium ‘openheid’, in de zin van openheid geven, verstaat zich niet zo goed met het criterium ‘respect’, waarbij iemand zelf wil bepalen waarmee en wanneer te komen. Gezocht kan dan worden naar een manier om aan beide criteria te voldoen. In het bovengenoemde voorbeeld kan dat bijvoorbeeld zijn dat iemand ‘open is in het aangeven zich niet verder bloot te geven’.

Het weten van elkaar criterium bevordert in ieder geval het inzicht in elkaars drijfveren. Inzicht in elkaars criteria maakt afstemmen mogelijk. Als trainer kun je ook vragen of de groepsleden zich willen verbinden aan de met elkaar gestelde criteria. Dit is impliciet vragen naar afstemmen op elkaar ten behoeve van rapport.

Als trainer kun je aandacht vragen voor het bestaan van de verschillende criteria en daarmee een relatie leggen naar het gegeven dat ieder zijn eigen beeld van de werkelijkheid heeft. Vandaaruit kun je het nut van de NLP-aanname “De kaart is niet het gebied” voor het persoonlijke leerproces van ieder aangeven.

ad 3.  Het beïnvloeden van  de ‘state’, interne toestand, van waaruit elk groepslid deelneemt aan de training.

Als je de populaire vraag zou stellen: “Hoe zit je erbij?” aan de start van een training, zal je over het algemeen zoveel verschillende antwoorden krijgen als er groepsleden zijn. De een is misschien nog in gedachten bij die klant, die zo vreselijk vervelend was; een ander denkt misschien aan het concert waar zij die avond naar toe zal gaan, weer een ander vindt deelname aan de betreffende training misschien spannend of misschien juist heel leuk.

Door het kanaliseren van de externe aandacht middels bovengenoemde stappen, kun je als trainer bereiken dat groepsleden over hetzelfde onderwerp gaan nadenken. Door groepsleden te laten associëren in een positieve ervaring, beïnvloed je de ‘state’ van waaruit ze deelnemen aan de training. In de context van een trainingsgroep kun je de groepsleden begeiden naar een positieve leerervaring, waarbij je je vragen/instructies (om recht te doen aan de verschillende leerstijlen van mensen) heel algemeen houdt:

“Ga eens in gedachten terug naar een ervaring, waarvan je na afloop conclu­deerde:

              – Dit heb ik bewerkstelligd!

              – Dit heb ik geleerd!

              – Dit kan ik nu!

Het kan iets zijn van vroeger, toen je nog een kind was of een meer recente leerervaring zijn…….. Het kan spelen in de context van je privé-leven of in de context van je beroep.…. Beleef de ervaring als ware het hier en nu. Doe wat je toen deed of dacht; zie en hoor wat je toen  zag en hoorde. Ga nu naar het moment dat je het ‘kunt’; wat denk je; wat voel je. Blijf bij dit gevoel en kijk van hieruit terug naar je eigen persoonlijk leerproces.”

Het is zinvol om groepsleden uit te nodigen te praten over hun verschillende leerervaringen. Als trainer geeft het je de gelegenheid te benadrukken dat:

  • je in verschillende situaties kunt leren;
  • je op verschillende manieren leren.

Door bovengenoemde stappen kun je bewerkstelligen dat

  • ‘de neuzen in dezelfde richting staan’;
  • ‘groepsleden elkaar de hand geven in samenwerken’;
  • ‘groepsleden vanuit een zelfde soort basis opereren’;

en tegelijkertijd

  • ‘de verschillen tussen mensen erkennen en gebruiken om doelen te realiseren’.

Belangrijke vaardigheden van de trainer ten behoeve van het bewerkstelligen van het (groeps)rapport.

In dit artikel zijn deze vaardigheden al  naar voren gekomen.

Hieronder zet ik ze nog even op een rijtje:

  • Inzicht in het fenomeen rapport en alles wat daarmee samenhangt.
  • Vaardigheid in verbaal en non-verbaal afstemmen.
  • Het hanteren van de NLP-vooronderstellingen, waaronder ‘De kaart is niet het gebied’.
  • Scherp zintuiglijk waarnemingsvermogen.
  • Congruentie: rapport met zichzelf.
  • Eigen criteria/waarden.
  • Metacommunicatie.
  • Inzicht in metaprogramma’s (gedragspatronen) ten behoeve van verklaren en afstemmen op verschillen
  • Concrete stappen in het creëren van groepsrapport, zoals hierboven beschreven.

Tot slot wil ik daar nog het volgende aan toevoegen.

Reframen

Reframen ofwel het herkaderen is het geven van een andere betekenis aan een feit/verschijnsel; als het ware een ander kader om het feit te zetten.

   Kritiek kun je bijvoorbeeld de betekenis geven dat de ander afwijst wat je doet.

+   Kritiek kun je ook zien als een handreiking van de ander om kwalitatief nog beter te presteren.

–  Verwarring kan voor jou betekenen het gevoel niets meer te weten; onzekerheid.

+   Verwarring kun je ook zien als groei, waarbij vragen je in beweging zetten; je doen zoeken naar antwoorden en je doen groeien naar een nieuw weten.

   Weerstand kun je zien als onwil van de ander.

+   Weerstand kun je ook zien als lastig gedrag met een positieve intentie en/of als een uitdaging om jezelf aan te sporen tot een grotere flexibiliteit.

Door te reframen geef je jezelf de mogelijkheid positief te blijven afstemmen. Het kunnen reframen is voor jezelf als trainer een handige vaardigheid bij het onderkennen van de positieve intentie achter gedrag. Omgekeerd zal het uitgaan van de positieve intentie achter gedrag je bekwaam­heid in reframen beïnvloeden. In groepen is het naar mijn idee belangrijk dat je als trainer ook in deze zin als intermediair kunt fungeren en tegelijkertijd een voorbeeld-functie vervullen.

Het bewust zijn en alert gebruiken van meta-boodschappen.

Pragmatisch is het uit te gaan “de betekenis van de communicatie is de reactie die je oproep”. Dat geeft je de mogelijkheid je eigen communicatie bij te stellen tot je het gewenst effect bereikt. Ten behoeve van doeltreffende communicatie is daarnaast het onderscheid in inhoudelijke boodschappen en meta-boodschappen zinvol. Meta-boodschappen zijn boodschappen over de boodschap, die de ontvanger van de boodschap helpen de volledige betekenis van de boodschap te bevatten. De meta-boodschappen zijn essentieel bij de interpretatie van de boodschap, die de inhoud van de communicatie draagt. De meta-boodschap wordt vooral non-verbaal uitgedragen, alhoewel de keuze van woorden ook vaak een extra betekenis aan de boodschap geeft. Er is een verschil tussen wat iemand ‘zegt’ en wat hij/zij ‘bedoelt’.

Om te bewerkstelligen dat meta-boodschap en boodschap samenvallen, is het belang­rijk:

  • met behulp van observatie en door middel van feedback verstoringen tussen de bedoelde en ontvangen boodschap op te heffen;
  • aandacht te besteden aan de selectie en combinatie van boodschappen en meta-boodschappen;
  • ervoor te zorgen dat alle kleinere signalen de boodschap ondersteunen (congruent zijn).

In je eigen reactie op wat de ander zegt of doet, zit al een meta-boodschap verpakt waaruit bevestiging of afkeuring kan klinken. De mate waarin je meta-boodschappen kloppen, consistent zijn met de inhoud van je boodschappen draagt bij aan je geloofwaardigheid en invloed als trainer.